Pedoman Pengelolaan Informasi Dan Dokumentasi

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Jakarta Industrial Estate Pulogadung (PT JIEP) dalam menjalankan usahanya akan menghasilkan suatu data, berupa informasi yang terekam (recorded information). Dalam setiap pelaksanaan proses bisnis yang dijalankan oleh PT JIEP memiliki komitmen untuk melindungi hak setiap stakeholder dalam pengelolaan informasi khususnya data kinerja (performance data) perusahaan yang merupakan bukti akuntabilitas kinerja perusahaan. Data kinerja (performance data) merupakan informasi terekam (recorded information) sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.

Oleh karena itu diperlukannya suatu pedoman yang mengatur tentang pengelolaan informasi di PT JIEP meliputi proses permohonan informasi publik hingga permohonan informasi rahasia. Dengan adanya suatu pedoman pengelolaan informasi tersebut dapat mewujudkan sistem pengendalian informasi secara efektif, efisien dan aman yang mampu meminimalisir informasi dan berita yang negatif dari PT. Jakarta Industrial Estate Pulogadung.

1.2 Tujuan dan Sasaran

Pedoman pengelolaan informasi ini dibuat untuk diimplementasikan dalam mengelola arsip yang berada di PT. Jakarta Industrial Estate Pulogadung dengan tujuan:

  1. Memudahkan dalam pengklasifikasian informasi
  2. Memberikan kejelasan untuk tiap informasi publik yang harus diumumkan setiap saat.
  3. Memberikan keseragaman dan konsistensi prosedur pengelolaan
  4. Menciptakan efisiensi, efektivitas dan keamanan informasi di PT JIEP.
  5. Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan informasi.

1.3 Dasar Hukum

Buku pedoman pengelolaan informasi ini didasarkan pada peraturan-peraturan sebagai berikut :

  1. Undang-undang nomor 14 tahun 2008 keterbukaan infomasi publik
  2. Undang-undang nomor 25 tahun 2009 pelayanan publik
  3. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 kearsipan
  4. Undang-undang nomor 10 tahun 1998 perbankan
  5. Undang-undang nomor 39 tahun 1999 hak asasi manusia
  6. Undang-undang nomor 36 tahun 1999 telekomunikasi
  7. Undang-undang nomor 23 tahun 2006 administrasi kependudukan
  8. Undang-undang nomor 36 tahun 2009 kesehatan
  9. Undang-undang nomor 11 tahun 2008 ITE Informasi dan Transaksi Elektronik
  10. Peraturan pemerintah nomor 67 tahun 2011 tentang peneraan KTP berbasis nomor induk kependudukan secara nasional
  11. Peraturan bank indonesia nomor 7 tahun 2005 tentang transparnasi produk bank dan penggunaan data pribadi
  12. Peraturan menteri kominfo nomor 20 tahun 2016 tentang perlindungan data pribadi
  13. Peraturan pemerintah no 82 tahun 2012 tentang PSTE Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
  14. SK Direksi No 80 Tahun 2010 Perihal Tata Naskah Dinas

2. KLASIFIKASI INFORMASI

2.1 Definisi Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan merupakan data berbentuk lisan maupun tulisan, catatan bentuk, surat, notulen, angka, dokumen resmi atau publikasi resmi yang diterbitkan oleh perusahaan melalui media elektronik dan non-elektronik. Data tersebut digunakan untuk menggambarkan seluruh peristiwa atau aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan tersebut.

2.2 Klasifikasi Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan dapat dikategorikan kedalam tiga jenis, yaitu :

2.2.1 Informasi Publik / Biasa

2.2.1.1 Definisi Informasi Publik

Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Informasi Publik terbagi menjadi 2 jenis yaitu :

1. Informasi yang terbuka

Informasi tersebut biasanya meliputi permintaan informasi publik oleh pemohon informasi publik, dengan persyaratan bahwa badan publik wajib membuat pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap pemohon informasi publik.

2. Informasi yang dikecualikan

Informasi tersebut berisikan rahasia pribadi berupa riwayat, kondisi anggota keluarga, kesehatan fisik & psikis, kondisi keuangan, aset, pendapatan, kemudian juga meliputi hasil evaluasi kapabilitas intelektual, rekomendasi serta catatan yang menyangkut kegiatan satuan pendidikan formal dan satuan pendidikan normal. Infomasi tersebut akan bersifat tidak dikecualikan jika pihak yang rahasianya diungkap memberikan persetujuan tertulis dan/atau pengungkapan berkaitan dengan posisi seseorang dalam jabatan-jabatan publik.

2.2.1.2 Definisi Badan Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

2.2.1.3 Definisi Pengguna Informasi Publik

Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

2.2.1.4 Definisi Pemohon Informasi Publik

Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomer 14 Tahun 2018

2.2.2 Informasi Terbatas

Informasi terbatas adalah informasi yang pengungkapannya dibatasi dan dengan syarat hanya digunakan untuk kepentingan internal dan pihak lain yang dianggap perlu. Perusahaan diharuskan untuk melakukan pengaturan mekanisme distribusi dokumen terbatas. Dokumen dan informasi tersebut hanya diberikan kepada pihak yang langsung berkepentingan terhadap informasi terbatas. Berikut merupakan jenis informasi yang masuk kedalam informasi terbatas:

1. Informasi yang memuat materi yang hanya boleh digunakan dalam lingkup internal dan informasi dilaporkan secara rutin kepada pihak lain tidak dimaksudkan untuk publik

2. Informasi yang berasal dari pihak diluar perusahaan khusus dan terbatas digunakan untuk kepentingan internal perusahaan

3. Informasi terbatas diantaranya adalah SK Direksi, Memo, Nota Dinas, Laporan keuangan, laporan manajemen dan informasi lainnya yang bersifat rutin kepada pihak eksternal perusahaan

2.2.3 Informasi Rahasia

Informasi rahasia adalah informasi yang karena sifatnya tidak dapat diungkapkan kepada pihak dalam lingkungan Internal perusahaan atau publik yang tidak memiliki kewenangan dan kepentingan atas informasi tersebut. Pengungkapan informasi tersebut akan merugikan perusahaan, stakeholder, pemegang saham dan melanggar ketentuan perundang-undangan.

Oleh karena dibutuhkan terjaganya rahasia terhadap informasi tersebut, perusahaan diwajibkan untuk memberikan tanda “RAHASIA” apabila terdapat informasi krusial didalamnya, sehingga perusahaan dapat dengan mudah mengenalinya sebagai informasi rahasia dengan tujuan untuk pemeliharaan informasi rahasia

Berikut merupakan informasi yang masuk dalam kategori informasi rahasia yaitu:

  1. Informasi yang ketika dipublikasikan akan menimbulkan risiko kerugian baik secara finansial maupun non-finansial
  2. Informasi yang apabila dipublikasikan akan menimbulkan kerugian bagi pihak eksternal perusahaan yang sedang menjalankan keterikatan kontrak
  3. Informasi yang menimbulkan dampak gangguan terhadap operasional perusahaan
  4. Informasi yang berpotensi menimbulkan gangguan terhadap keamanan, ketertiban, kelancaran dan keserasian yang ada di dalam lingkungan kerja
  5. Informasi yang menyangkut rahasia dagang, strategi perusahaan, kebijakan strategi masa depan, serta informasi lainnya yang mempengaruhi pengambilan keputusan bagi kompetitor
  6. Informasi atas individu insan perusahaan yang bersifat sensitif
  7. Informasi lainnya yang menurut peraturan perundang-undangan wajib untuk dirahasiakan

3. KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

3.1 Asas Informasi Publik

  1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi Publik
  2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas
  3. Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap pemohon informasi publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan,dan cara sederhana
  4. Informasi publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.

3.2 Hak Pemohon Informasi Publik

  1. Setiap Orang berhak memperoleh Informasi Publik sesuai dengan ketentuan Undang-Undang
  2. Setiap orang berhak :
  1. Melihat dan mengetahui Informasi Publik
  2. Menghadiri Pertemuan publik yang terbuka untuk umum memperoleh Informasi Publik
  3. Mendapatkan Salinan informasi publik melalui permohonan sesuai dengan Undang Undang.
  4. Menyebarluaskan informasi publik sesuai dengan peraturan perundangan-undangan

3.3 Hak Badan Publik

  1. Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
  2. Badan Publik berhak menolak memberikan Informasi Publik apabila tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

3.4 Informasi Publik yang Tidak dapat diberikan oleh Badan Publik

  1. Informasi yang dapat membahayakan negara
  2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat
  3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi
  4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan
  5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan

3.5 Permohonan Informasi Publik

  1. Harus jelas indentitasnya ( dengan kartu identitas, KTP,jika instansi bisa menunjukan data-data instansinya)
  2. Mengisi Formulir
  3. SOP permohonan informasi harus jelas
  4. Melalui e-ppid online

4. PENGELOLAAN INFORMASI

Pengelolaan Informasi di PT Jakarta Industrial Estate Pulogadung dilaksanakan untuk menjamin keamanan informasi dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas sebagai perusahaan. Pengelolaan ini meliputi prinsip dasar akses, publikasi informasi, tanggung jawab, mekanisme perolehan informasi, penyimpanan dokumen/informasi dan pemberian sanksi.

4.1 Prinsip Dasar Akses dan Publikasi Informasi

  1. Perusahaan harus mempublikasikan infomasi yang akan disampaikan kepada Dewan Komisaris, Pemegang Saham/Stakeholder dan pihak lainnya secara akurat dan tepat waktu.
  2. Publikasi Informasi kepada publik dilakukan dengan mempertimbangkan risiko dari aktivitas tersebut dan memperhatikan klasifikasi informasi
  3. Setiap pegawai perusahaan dilarang mempublikasikan informasi, khususnya yang dikategorikan kedalam informasi terbatas dan rahasia, dikarenakan mempublikasikan informasi yang salah dan kurang lengkap akan menimbukan risiko kerugian bagi perusahaan
  4. Setiap pegawai perusahaan dilarang menggunakan informasi yang bertujuan untuk menguntungkan kepentingan pribadi, kelompok, atau orang lain secara tidak sah dan bertentangan dengan peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan
  5. Setiap pegawai perusahaan wajib menjaga keamanan informasi perusahaan, serta tidak diperbolehkan untuk membicarakan informasi terbatas dan rahasia kepada pihak lain yang tidak berkepentingan tanpa ada izin dari perusahaan.
  6. Mekanisme akses dan publikasi informasi dilakukan dengan persetujuan direksi pedoman pengelolaan informasi

4.2 Akses dan Publikasi Informasi Publik

  1. Perusahaan menyediakan informasi kepada publik bedasarkan klasifikasi informasi, kepentingan pihak pengguna informasi dan memenuhi ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  2. Informasi publik disediakan di kantor perusahan atau lokasi lain yang ditetapkan oleh perusahaan
  3. Sekretaris berwenang mempublikasikan informasi bersifat biasa atau publik
  4. Informasi biasa atau publik di publikasikan melalui website resmi ataupun media lain perusahan menjadi wewenang corporate scretary
  5. Unit IT wajib menjamin keamanan sistem dan teknologi terhadap informasi yang dipublikasikan kepada publik dari gangguan dan ancaman dalam bentuk apapun yang berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

4.3 Akses dan Publikasi Informasi Terbatas

  1. Pemberian akses kepada pihak diluar perusahaan hanya diberikan jika mempunyai alasan yang sah dari pihak yang menginginkan informasi tersebut atau diminta untuk kepentingan penegakan hukum atau berdasarkan pertimbangan yang dilandasi peraturan perundang-undangan.
  2. Pihak Eksternal harus mengajukan surat permohonan kepada corporate secretary atau pejabat yang ditunjuk direksi disertai dengan tujuan dan alasan penggunaan infomasi tersebut
  3. Corporate scretary atau pejabat yang ditunjuk oleh direksi dapat menolak permintaan dengan mempertimbangkan risiko kerugian terhadap perusahaan, pemegang saham jika informasi tersebut dipublikasikan yang dikhawatikan kan merugikan pihak atau perjanjian tertentu

4.4 Akses dan Publikasi Informasi Rahasia

  1. Pemberian akses kepada pihak diluar perusahaan hanya diberikan jika mempunyai alasan yang sah dari pihak yang menginginkan informasi tersebut atau diminta untuk kepentingan penegakan hukum atau berdasarkan pertimbangan yang dilandasi peraturan perundang-undangan.
  2. Pihak Eksternal harus mengajukan surat permohonan kepada corporate scretary atau pejabat yang ditunjuk direksi disertai dengan tujuan dan alasan penggunaan infomasi tersebut
  3. Corporate scretary atau pejabat yang ditunjuk oleh direksi dapat menolak permintaan dengan mempertimbangkan risiko kerugian terhadap perusahaan, pemegang saham jika informasi tersebut dipublikasikan yang dikhawatirkan akan merugikan pihak atau perjanjian tertentu

4.5 Tugas dan Tanggung Jawab Pengelolaan Informasi

  1. Direksi bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi internal meliputi pengendalian terhadap proses klasifikasi dan pengungkapan informasi kepada pihak lain secara teknis dikelola oleh sekretaris perusahaan
  2. Direksi bertanggung jawab terhadap informasi rahasia
  3. Informasi yang diperoleh sewaktu menjabat sebagai, dewan komisaris, direksi, penjabat strukutral dan non-strukutral harus tetap dirahasiakan
  4. Sekretaris koordinator pengelolaan informasi ditetapkan oleh Direksi
  5. Sekretaris menyampaikan informasi pengelolaan kegiatan usaha perusahaan sesuai dengan perintah direksi
  6. Seluruh pejabat perusahaan bertanggung jawab terhadap keamanan informasi, pemeliharaan, dan keakuratan di unit kerja masing-masing
  7. Informasi terbatas yang bersifat rutin dipublikasikan dengan membuat laporan kepada eksternal yang memegang tanggung jawab unit kerja.
  8. Publikasi Informasi terkait dengan kegiatan operasional perusahaan dibawah pengendalian masing-masing pejabat yang ditetapkan direksi
  9. IT bertanggung jawab kepada kehandalan dan keamanan sistem informasi

4.6 Tanggung Jawab Pihak Lain atas Informasi Perusahaan

Seluruh pihak yang memperoleh informasi terbatas dan rahasia yang meliputi auditor eksternal, konsultan, asesor, dan pihak lainnya yang diikat dengan perjanjian, wajib menjaga informasi yang diperoleh, kecuali dipersyaratkan oleh peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

4.7 Mekanisme dalam Memperoleh Informasi

1. Setiap pemohon dapat mengajukan permintaan untuk memperoleh informasi perusahaan melalui surat permohonan

2. Perusahaan Wajib mencatat nama dan alamat serta subjek & format informasi dan cara penyampaiannya terhadap pemohon yang mengajukan surat permohonan

3. Paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya surat permohonan, Perusahaan wajib mnyampaikan pemberitahuan tertulis dan non-tertulis yang berisikan

  1. Informasi yang diminta berada di bawah penguasaannya ataupun tidak
  2. Perusahaan wajib memberitahukan kepada pemohon jika pihak yang diminta informasinya tidak berada di bawah kendalinya, dan memberitahukan pemegang informasi yang dituju
  3. Penerimaan atau penolakan permohonan informasi
  4. Status permohonan jika diterima sepenuhnya atau sebagian yang dicantumkan dalam materi informasi yang akan diberikan
  5. Jika didalam informasi yang diberikan terdapat informasi yang mempunyai kategori informasi yang dikecualikan, maka informasi tersebut dihitamkan dengan disertai alasan dan materinya

4. Perusahaan dapat memperpanjang waktu untuk mengirimkan pemberitahuan, paling lambat 7 ( tujuh) hari kerja berikutnya dengan memberikan alasan secara tertulis

4.8 Penyimpanan Dokumen dan Informasi

Penyimpanan dan pendokumetasian informasi perusahaan dilaksanakan berdasarkan pedoman pengelolaan arsip dinamis dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

4.9 Sanksi

  1. Mekanisme pemberian sanksi terhadap pelanggaran publikasi informasi terbatas dan rahasia yang dilakukan oleh Dewan Komisaris dan Direksi didasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku
  2. Mekanisme Pemberian sanksi terhadap pelanggaran publikasi informasi yang dilakukan oleh karyawan terhadap informasi yang bersifat terbatas dan rahasia didasarkan pada perjanjian antara perusahaan dan serikat pekerja atau perundang-undangan yang berlaku

5. PENUTUP

Pedoman pengelolaan informasi di lingkungan PT Jakarta Industrial Estate Pulogadung meliputi keterbukaan informasi publik, prinsip dasar akses, publikasi informasi, tanggung jawab, mekanisme perolehan informasi, penyimpanan dokumen/informasi dan pemberian sanksi.

Penyelenggaraan pengelolaan informasi PT Jakarta Industrial Estate Pulogadung menjadi tanggung jawab Corporate Secretary. Dengan tersusunnya buku pedoman pengelolaan informasi ini semoga dapat dijadikan sebagai acuan dalam mewujudkan keamanan dan terpeliharanya informasi perusahaan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.