1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Jakarta Industrial Estate Pulogadung (PT JIEP) dalam menjalankan usahanya akan menghasilkan suatu data, berupa informasi yang terekam (recorded information). Dalam setiap pelaksanaan proses bisnis yang dijalankan oleh PT JIEP memiliki komitmen untuk melindungi hak setiap stakeholder dalam pengelolaan informasi khususnya data kinerja (performance data) perusahaan yang merupakan bukti akuntabilitas kinerja perusahaan. Data kinerja (performance data) merupakan informasi terekam (recorded information) sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.

Oleh karena itu diperlukannya suatu pedoman yang mengatur tentang pengelolaan informasi di PT JIEP meliputi proses permohonan informasi publik hingga permohonan informasi rahasia. Dengan adanya suatu pedoman pengelolaan informasi tersebut dapat mewujudkan sistem pengendalian informasi secara efektif, efisien dan aman yang mampu meminimalisir informasi dan berita yang negatif dari PT. Jakarta Industrial Estate Pulogadung.

1.2 Tujuan dan Sasaran

Pedoman pengelolaan informasi ini dibuat untuk diimplementasikan dalam mengelola arsip yang berada di PT. Jakarta Industrial Estate Pulogadung dengan tujuan:

Memudahkan dalam pengklasifikasian informasi

Memberikan kejelasan untuk tiap informasi publik yang harus diumumkan setiap saat.

Memberikan keseragaman dan konsistensi prosedur pengelolaan

Menciptakan efisiensi, efektivitas dan keamanan informasi di PT JIEP.

Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan informasi.

1.3 Dasar Hukum

Buku pedoman pengelolaan informasi ini didasarkan pada peraturan-peraturan sebagai berikut :

Undang-undang nomor 14 tahun 2008 keterbukaan infomasi publik

Undang-undang nomor 25 tahun 2009 pelayanan publik

Undang-undang nomor 43 tahun 2009 kearsipan

Undang-undang nomor 10 tahun 1998 perbankan

Undang-undang nomor 39 tahun 1999 hak asasi manusia

Undang-undang nomor 36 tahun 1999 telekomunikasi

Undang-undang nomor 23 tahun 2006 administrasi kependudukan

Undang-undang nomor 36 tahun 2009 kesehatan

Undang-undang nomor 11 tahun 2008 ITE Informasi dan Transaksi Elektronik

Peraturan pemerintah nomor 67 tahun 2011 tentang peneraan KTP berbasis nomor induk kependudukan secara nasional

Peraturan bank indonesia nomor 7 tahun 2005 tentang transparnasi produk bank dan penggunaan data pribadi

Peraturan menteri kominfo nomor 20 tahun 2016 tentang perlindungan data pribadi

Peraturan pemerintah no 82 tahun 2012 tentang PSTE Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

SK Direksi No 80 Tahun 2010 Perihal Tata Naskah Dinas

2. KLASIFIKASI INFORMASI

2.1 Definisi Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan merupakan data berbentuk lisan maupun tulisan, catatan bentuk, surat, notulen, angka, dokumen resmi atau publikasi resmi yang diterbitkan oleh perusahaan melalui media elektronik dan non-elektronik. Data tersebut digunakan untuk menggambarkan seluruh peristiwa atau aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan tersebut.

2.2 Klasifikasi Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan dapat dikategorikan kedalam tiga jenis, yaitu :

2.2.1 Informasi Publik / Biasa

2.2.1.1 Definisi Informasi Publik

Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Informasi Publik terbagi menjadi 2 jenis yaitu :

1. Informasi yang terbuka

Informasi tersebut biasanya meliputi permintaan informasi publik oleh pemohon informasi publik, dengan persyaratan bahwa badan publik wajib membuat pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap pemohon informasi publik.

2. Informasi yang dikecualikan

Informasi tersebut berisikan rahasia pribadi berupa riwayat, kondisi anggota keluarga, kesehatan fisik & psikis, kondisi keuangan, aset, pendapatan, kemudian juga meliputi hasil evaluasi kapabilitas intelektual, rekomendasi serta catatan yang menyangkut kegiatan satuan pendidikan formal dan satuan pendidikan normal. Infomasi tersebut akan bersifat tidak dikecualikan jika pihak yang rahasianya diungkap memberikan persetujuan tertulis dan/atau pengungkapan berkaitan dengan posisi seseorang dalam jabatan-jabatan publik.

2.2.1.2 Definisi Badan Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

2.2.1.3 Definisi Pengguna Informasi Publik

Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

2.2.1.4 Definisi Pemohon Informasi Publik

Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomer 14 Tahun 2018

2.2.2 Informasi Terbatas

Informasi terbatas adalah informasi yang pengungkapannya dibatasi dan dengan syarat hanya digunakan untuk kepentingan internal dan pihak lain yang dianggap perlu. Perusahaan diharuskan untuk melakukan pengaturan mekanisme distribusi dokumen terbatas. Dokumen dan informasi tersebut hanya diberikan kepada pihak yang langsung berkepentingan terhadap informasi terbatas. Berikut merupakan jenis informasi yang masuk kedalam informasi terbatas:

1. Informasi yang memuat materi yang hanya boleh digunakan dalam lingkup internal dan informasi dilaporkan secara rutin kepada pihak lain tidak dimaksudkan untuk publik

2. Informasi yang berasal dari pihak diluar perusahaan khusus dan terbatas digunakan untuk kepentingan internal perusahaan

3. Informasi terbatas diantaranya adalah SK Direksi, Memo, Nota Dinas, Laporan keuangan, laporan manajemen dan informasi lainnya yang bersifat rutin kepada pihak eksternal perusahaan